第二新卒向け職務経歴書の書き方!手書き?それともパソコン?フォーマット例と注意点

パソコンに向かう女性 転職の知識

「履歴書はなんとなくわかるけど、職務経歴書って何?」そう考える第二新卒の方は少なくないのではないでしょうか。

新卒の時とは違い、「職務経歴書」は社会に出て、仕事をしてきたあなたの実績であり、あなた自身より先に企業と顔を合わせ、あなたに変わってキャリアやスキルを伝えてくれる大切な存在です。

今回は“履歴書との違い”や“書き方(フォーマット)”、“送付の際の注意点など、多くの転職希望者が職務経歴書作成でつまずくポイントを順番に説明していきます。

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第二新卒向け職務経歴書の書き方①「職務経歴書」と「履歴書」の違いを理解する

履歴書と職務経歴書を記入している男性の手元

まず、職務経歴書と履歴書がそれぞれ“何を伝えるものか”を知っておきましょう。

履歴書は「基本情報」を伝えるもの

履歴書は学歴や現住所を始め、あなたの基本情報を伝える書類です。全員が埋めるべき内容が並ぶため、記入例や書類フォーマットも明確に存在します。

  • 顔写真(身だしなみ等)
  • 居住地(通勤が可能か)
  • 学歴や簡単な職務経歴(応募先との関連性はあるか)
  • 転職回数(長く勤めてくれる人材か)
  • 資格(実務に活かせるスキルはあるか)

など

職務経歴書は何ができるか(スキルや経験)を伝えるもの

履歴書が“全員が埋められる項目”であるのに対し、職務経歴は“履歴書の深掘り”や“あなたがPRしたい追加項目“という位置付けになるため、明確なフォーマットは存在しません。

第二新卒のあなたが、初めて就職した会社で経験してきた具体的な業務や身に着けたスキルを伝えるための手段となります。

  • 具体的な業務内容(スキルの実用経験はあるか)
  • キャリアビジョン(経験と志望先に関連はあるか)
  • 戦力レベル(どのようなポジションで業務に関われるか)
  • 自己分析(自己評価は適正か)
  • プレゼン能力(強みを発揮できるか)

など

自身が書きたいこと、伝えたいことがハッキリと固まっている場合はこの自由度が助かるのですが、逆に内容が浮かばない人にとっては非常に悩ましい書類ということになりますね。

書く内容に困った場合の対処法については後半でお話ししますので、このステップで不安に思った方も一旦次の章に進みましょう。

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第二新卒向け職務経歴書の書き方② 職務経歴書で「手書き」は避けるべき?

パソコンのキーボードの上に置かれたメガネとペン

職務経歴書を手書きするメリット

職務経歴書を手書きするメリットは、字から人柄や姿勢を伝えられる点が挙げられます。

また、パソコンによる文書作成スキルやプリント環境を持たない方など、市販されている職務経歴書に手書きで記入する方が手軽に感じるケースもあるでしょう。

職務経歴書を手書きするデメリット

デメリットは、字の癖やペンの種類によっては、文章が読みにくくなる可能性があることです。誤字などを発見した際の修正が難しいため、丁寧に書いても書面が綺麗に見えなくなってしまうこともあります。

そして、市販の職務経歴書を使用する場合はレイアウト変更ができないため、自分のPRポイントが活きない構成になってしまうことも大きなデメリットです。

職務経歴書をパソコンで作成するメリット

職務経歴書をパソコンで作成するメリットは、フォントやレイアウトが選べるため、万人にとって読みやすい書面が作りやすいことです。

また、Wordなどの文書作成ソフトが使えることや、入力からプリント出力までの一連の流れをスムーズに行えることを間接的に伝えられます。

Wordであれば誤字や文字数を簡単に確認することもできます。

職務経歴書をパソコンで作成するデメリット

業種によっては無個性な印象を与えてしまうこと、Wordなどの文書作成ソフトやプリント環境が必要なことがデメリットとなり得ます。

デメリットを比較すると「パソコンで作成」が無難

職務経歴書の目的が“あなたの有用性を伝えること”であることを前提に比較すると、手書きのデメリットの方がハイリスクです。

個性や為人(ひととなり)を伝えることが重要となる職種もありますが、それを伝える手段が“手書き”に限られたことではないと考えれば、迷った際はパソコンでの作成を選んだ方が良いと言えます。

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第二新卒向け職務経歴書の書き方③ “必須項目”と“読まれる書類”の作り方

職務経歴の目的を理解したら、今度は“どんな項目で伝えるのか(内容)”を確認していきましょう。履歴書とは違って職務経歴にフォーマットはないとお話ししましたが、必ず入れるべき項目は存在します。

必須項目と任意の項目が一目でわかるように、下記にまとめました。

職務経歴作成で「必ず書くべき項目」と「任意の項目」

項目(必須:赤字)記載内容
●タイトル職務経歴書
●氏名−−−
●日付○○年○○月○○日 ※持参、または郵送日
●連絡先住所、電話番号など
●職務要約3〜5行程度で職務経歴書の概要を記載
●職務経歴
  • 会社概要
  • 所属部署や役職
  • 勤続年数(○○年○○月○○日〜○○年○○月○○日)
  • 職務内容
  • 実績、取組みなど
●取得資格・免許資格の正式名称と取得時期を記載
●パソコン関連
  • 使用可能なアプリケーション名
  • (実績に自信がある場合)アプリで行っていた作業
  • (経験に自信がある場合)アプリの使用年数

パソコンの利用が予想される職種(事務関連、クリエイティブ関連、WEB関連)の場合はこの項目を独立させた方が効果的

●その他PRできるスキル
  • 語学力(TOEICやTOEFLなどは点数も記載)
  • 英会話(日常会話レベルか、ビジネスレベルかなど記載)
  • その他のビジネススキルも含め、業務において活用していたものは積極的に記載
●自己PR文志望先への意欲やキャリアプランなど。履歴書でも記載欄がある場合は内容の整合性や重複に注意。
●志望動機志望先への意欲やキャリアプランなど。履歴書でも記載欄があることが多いため、内容の整合性や重複に注意。職務経歴書では履歴書よりも経験や実績に基づいた内容になるよう意識。
●ページ番号最大でもA4用紙3ページ以内に収まるようにまとめ、各ページに番号を記載。
  • 「同上」「〃」などの省略記号は可能な限り避ける
  • 書類内の西暦・和暦は統一
  • 職務経歴に退職理由は記載しなくてOK
  • 質問されて話せないほどの資格は記載しない
  • 志望先に無関係な資格は記載しない、または補足程度に記載

職務経歴書の「フォーマット」でPRポイントを強調する

職務経歴書に書くべき項目を把握したら、次に考えなければいけないのは全体の構成です。

職務経歴に決められたフォーマット(形式)はありませんが、推奨されている雛形などは多数存在します。詳しくは、次の章で説明していきます。

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第二新卒向け職務経歴書の書き方④ 2種類のフォーマットを効果的に使う

職務経歴書で推奨されている一般的なフォーマットとして「編年体式(逆編年体式)」と「キャリア式」の2種類があります。

直近の職務をPRできる!「編年体式」の職務経歴

編年体式の職務経歴書のサンプル画像
編年体式の職務経歴書のサンプル画像②

履歴書と同じように、過去から現在にかけて時系列で並べる形式を「編年体式」と言い、同一職務での習熟度(ベテラン)をPRしたい方に向いています。

転職直前の職務や実績を強調したい際は、現在から過去の順に並べる「逆編年体式」がおすすめです。

「編年体式/逆編年体式」が向いている人
  • 職務のベテランであることを伝えたい!
  • 直近の実績を強調したい!
  • 現在の職務が志望先で活かせることをPRしたい!

経験の広さがPRできる!「キャリア式」の職務経歴

キャリア式の職務経歴書のサンプル画像
キャリア式の職務経歴書のサンプル画像②
勤務先や時系列などではなく、携わったプロジェクトや業務内容でグループ分けをして職務経験を伝える構成を「キャリア式」と呼びます。

転職を繰り返していても、同じ業種で同じ分野の仕事に携わっている方などは、キャリア式でまとめるとPRポイントが伝えやすくなります。

「キャリア式」が向いている人
  • 転職回数や勤続年数が気になる!
  • プロジェクト単位で実績を伝えたい!
  • キャリアチェンジをポジティブに伝えたい!

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第二新卒向け職務経歴書の書き方⑤ 同時に複数社に送る場合の注意点

高層のオフィスビルが立ち並ぶ様子
転職を考えている方の多くは、同時進行で複数社へ応募することになるでしょう。

職務経歴書を複数社へ送る前提で製作する際は、以下のようなポイントを意識してください。

職務経歴書を複数社に送る際に多い失敗①

職務経歴書は自分を売り込むための書類なので、いかに志望先にとって魅力的な人物かを伝える必要があります。

バレンタインのチョコを想像していただければわかりやすいかと思いますが、渡す相手が多ければ“準備しやすい(質・値段・販売ルート)もの”を選ぶ必要が出てきたり、全員の好みを平均した“無難なもの”である必要があったりと、どんどん条件が複雑になるものです。

“準備しやすい”“無難なもの”を見つけることも能力の1つですが、それが転職において競争相手に勝つための武器になるかが問題です。ベースは同じでOKですが“そのまま使い回し”はNGです。

職務経歴書を複数社に送る際に多い失敗②

各企業に向けた内容に修正するだけでも大変なのに、完成した後も確認や送付などの作業が残っています。

この段階で気を抜いてしまうと、社名を間違えるなどのケアレスミスが発生しやすくなります。

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第二新卒向け職務経歴書の書き方⑥ 職務経歴書を送付する際のチェックポイント

履歴書と職務経歴書

職務経歴の送付は「郵送」?「メール」?

最近ではメールやフォームからの応募が可能な企業もあるため、パソコンで作成した職務経歴書を簡単に送付できることも。

その際に気をつけたいのは「ファイルの保存形式」です。

作成ソフトのバージョンや互いのパソコンの種類によっては、正常に作動しないこともあるため、指定がない場合は必ずPDF形式(※)で保存して送付するようにしましょう。

(※)…大体のソフトは保存の際に「.pdf」選択できるようになっています

「添え状」を同封する

職務経歴書を呼んでくれる採用側へ向けた配慮(マナー)として、添え状を同封しましょう。

添え状には以下のような内容を記載してください。

  1. 自分の氏名、連絡先
  2. 応募先の名称(部署名など)と所在地
  3. 送付した日付
  4. 同封した書類のリストと各枚数
  5. 挨拶と簡潔な自己PR

職務経歴を送る封筒は“書類が入っている”とわかるように。

最初に採用担当者の目に触れるのは封筒です。中身だけでなく、封筒に関しても最低限のマナーを守るように意識しましょう。

  1. 封筒に赤字で「書類在住」と明記する
  2. 株式会社なども略さずに書く
  3. 個人名宛ては「様」それ以外は「御中」を必ずつける
  4. 自分の名前と住所も必ず書く
  5. 郵便料金の不足に注意(不安な場合は郵便局の受付を利用する)

まとめ

若い女性が通勤している様子
最初にも触れたように、職務経歴書はあなたの第一印象を作り上げる書類です。

職務経歴書の作成は難しく感じますが、内容の大半は「考え/感情」ではなく、第二新卒のあなたが、就職してからこれまでどのような経験をしてきたかという「情報」ベースとなるので、まずは必要項目を埋めながら、自分の情報をしっかり整理整頓していきましょう。

作成した職務経歴に自信を持てない方は、転職エージェントや前職の先輩など、採用担当者目線でアドバイスをくれる人に相談してみましょう。

客観的な意見をもらうことで、自分一人で考えている時とは違った視点を得られますよ。

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